第2章 第2原則  効率的業務組織・人事編成
中小企業が成功するための効率的な業務組織のつくり方と人事編成



中小企業は業務組織を効率化し、各部門、部署の責任体制と業務標準を
明確化すると急激に業績が向上します。
ただ、多くの中小企業の社長さんは、どのように業務組織を作り、人事編成を
行えば良いかが全く分かっていません。
どうしても、個人個人の能力に頼った仕事の進め方になってしまいがちです。
素晴らしい業務組織を作ることで業績の向上する現実は、現在の社長さんに
見えていません。
見えていないということは、今のままの現実に危機感や疑問を感じません。

私は、中小企業の業務組織・人事編成に絶対に取り入れる2大原則を作っています。

   評価・表彰・・・・・・報奨
   統制・強制・・・・・・罰則


これだけでは意味がよくわからないと思いますが、ほとんどの中小企業には
この制度がありません。
業務組織、人事編成とは人をいじらないとなりませんので、とても神経質な
問題が内在し奥の深いテーマです。
詳細の解説は映像セミナーで解説していきます。
このセミナーを視聴することで、社長さんは業務組織・人事編成の重大さと
改善の方法を学び、自社の経営にとって多大なメリットを得ることになると思います。

それも無料によって・・・・・・

人間は、お金を出すと元を取らなければと考えます。
無料ですと、不思議とありがたみが半減してしまうものです。
これは心理学上やむを得ないことのようですが、私が提供しているこれらの
セミナーは、有料セミナー以上の実践的な価値のある内容になっています。
社長さんがユナイテッド・マネージメントオフィスのホームページを検索したことが
幸運ですので、この幸運を生かすために徹底的に勉強してください。

各章並びページのコンテンツは、その項目の原則的で概念的な内容が中心と
なっていることは、HOMEでも解説している通りです。
より具体的な情報、ノウハウコンテンツは、今後ステップアップコンテンツへ
どんどん公開していきます。
この第2原則 業務組織のページも概念的なことをお伝えしています。
まずは概念の基本を学んでください。
具体的な方法ノウハウなど、上辺のテクニックだけを学んでもうまくいきません。
具体的な方法ノウハウは文章、音声、映像コンテンツで詳しく解説していきます。

中小企業の社長さんが、絶対に知っておかなければならない業務組織・人事編成
の5つの原理原則から映像セミナーで解説していきます。
中小企業は業務組織・人事編成によって会社の業績が大きく変わります。
社長さんは、同じ人間が仕事をする訳だから、業務組織が変わっても業績に
そう影響するはずがないと思っていませんでしょうか。
業務組織が確立し、社員さんが仕事に自己重要感を持ったとき、会社は
劇的に変わります。

それでは映像セミナー
業務組織・人事編成5つの原則を学んでください。



映像セミナーは近日公開いたします。





     労働生産性の目標


中小企業には、業務組織がありません。
また、あったとしても、とてもいびつになって機能していません。
ほとんど業務を効率的かつ円滑に機能させる、業務組織本来の働きをしていません。
では、日々どのように業務が行われているんでしょうか。
目先目先に出てくる業務が人に張り付き、各自勝手な行動計画のもと、
時間管理もなく効率悪く業務を進めているのが現状です。

中小企業の社員さんの仕事を見ていると、いかに利益に直結しない雑用が多いことか。
経費で一番大きいのは、社長さんもご存じのとおり人件費です。

       労働生産性という概念があります。

これは1人当たりの粗利益額のことですが、実質給料の2.5倍くらいの労働生産性
は必要です。
たとえば、5人の営業マンで行っている売上を、3人で達成できたら
労働生産性が上がります。
労働生産性が上がれば、期末に賞与も出すことが可能でしょう。

そして、毎月の2人分の人件費削減が可能となり、損益分岐点を下げて
経営も安全になります。
私は指導先の会社に必ず、この労働生産性の目標を作ってもらいます。
目標は最低でも現在の給料ベースの、3倍以上の労働生産性を出す。
そして、社員さんの収入を現在の1.5倍にする。
しかし、社員さんの収入は、給料という固定給は上げません。
料は1度上げると、なかなか下げることが難しい。
ですから、利益報奨金として、利益に応じてボーナスという意味合いの
流動費で、支給するようにしています。
そうしませんと、損益分岐点比率が上がってしまい、リスクの大きい会社になってしまいます。
厳しい経営環境がこれからも続くでしょう。
もし損益分岐点売上を下回ることになたら、人員を削減するか給料を下げなければ、
会社は傾きます。
  
       組織の適正人員

社長さんは、社員の採用を、どのように決めていらっしゃいますか。
ちょっと営業が忙しくなったから。
経理事務の社員が退職したから。
なんとなくよさそうな人を紹介されたからなど、結構場当たりのどんぶり的な
人員の採用をしていませんか。

     経営における経費で一番大きいものは、何と言っても人件費です。

15人の会社を14人でやったら、年末に300万円以上のキャッシュが残ります。
月給40万円の社員さんが1人削減できると、給料と付帯経費で年末に
700万円くらいの現金が残る計算になります。
社長さんちょっと決算書を見てください。
今期の経常利益はいくらになっていますか。
75%の中小企業が赤字申告の厳しい時代です。
せいぜい利益が出ている中小企業でも、100万円単位が平均です。

     人件費の大きさをかみしめてください

適正人員を労働生産性から割り出さなければ、人件費の増加により経営の
リスクは増大します。
どのように割り出したらいいかを解説します。
まずインターネットで経営指標と入力してください。
TKCとか中小企業庁のページに、業種別の経営指標が出ていますので、
自社の業種並び規模から労働生産性を確認してください。

社長さんの会社の業種並び規模の労働生産性の平均が「80万円/月」であれば、その指標に
1.3倍してください。
80万円×1.3=104万円になります。
104万円が社長さんが目標とする御社の、1人当たり労働生産性です。

次に社長さんの会社の直近の決算書を出して、損益計算書の粗利額を見てください。
その粗利額を12で割って、1か月の平均粗利を出してください。
例えば、1か月の粗利が1000万円であればこれを104万円で割ってください。
1000万円÷104万円=約10
この例ですとこの会社の適正人員は10人ということです。

社長さんの会社の社員総数がどうしても15人必要だとするなあらば、
104万円×15人=1560万円の月間粗利を稼ぐ必要があります。
そうしませんと社員さんに、利益報奨としてのボーナスの支給はできません。

労働生産性は、効率的業務組織・人事編成に関係ない話のようですが、
しっかりとした業務組織を作り、適切な人事編成を行うことで、会社の生産性は
見違えるほど改善され、確実に利益を確保できる会社に、変わることができるんです。


      業務組織が持たなければならない5大機能の原則


       原則1.部門、部署の業務標準

部門、部署の業務標準(業務マニュアル)とルーチン業務標準
業務の進め方及び業務時間の割り振り、ウイークリーの定例スケジュールなど
を確立しておく。
この業務標準によって、無駄や非効率の業務を最小化でき、利益に
つながる仕事が増加し業績を向上させることができます。

例えば、営業マンの日常の業務を見てみましょう。
営業マンの本来の仕事は、受注や販売のためにお客さんと商談をすることでしょう。
では、実際にこの受注や販売に直結する仕事は、労働時間の何割くらいを
占めているでしょうか。

     いいとこ1時間か2時間くらいではないんでしょうか。

10人の営業マンがいて、各自が2時間の商談時間で業務をしていれば、
10時間の商談時間です。
業務の時間管理をきちんとして無駄な仕事を省き、この営業マンが
1人が4時間の商談時間をこなした場合、5人で同じ効率が出せます。
社長さん、営業マンを、5人削減出来て同じ戦力を維持できたとすると、
この5人の給料と付帯経費

1人給料30万円×5人=150万円
1人の付帯経費約を約20万円とみて×5人=100万円   

合計で250万円、年間ではなんと3000万円もの営業利益をこれだけで
出すことが可能なんです。

     そのくらい人事効率を上げることが重要です

実際の例をお話ししましょう。
年商25億円の、金属加工業の会社のことです。
この会社の経理総務部は、40代後半の部長さん1名と4人の女子事務員さんで
行っていました。
月末の請求書作成時には、人手が足りず2名のパートさんを数日頼んでいたほどです。
しかし、この経理総務部の業務標準を、根本から見直し改善することで、
女子事務員さんが2名で必要業務をこなす体系になりました。
この結果、この部門の人件費と付帯経費が以前の月間160万円から50万円まで
削減することに成功しました。

      年間に換算すると1320万円もの現金が、期末に残ることになりました。

多くの社長さんは、どうしても今までのやり方に慣れ親しんでいますので、
このような無駄が見えません。
私のように過去の執着のない外部からの目で見てみると、そのような
無駄や改善点が良く見えます。

     人間に脳は、新しいことや変化を嫌うようにできています。
     また業務の当事者も、改善という新しいことや変化は嫌います。
     日々同じことを同じようにやっていることが、平穏無事に過ごせる道です。
     これをサラリーマン根性と言います。


ですから、現在の業務を改善化して、効率よく標準化するということは、
社員さんの抵抗もあり社長さんにとっては、とても重労働になりますが、
やり遂げなければならない優先課題です。

  
       原則2.業務運営管理体系

受注から請求、回収までの一連の流れと情報の共有。連絡、報告の仕組みの確立
業務のフローチャートが明確になることで、組織の風とおしがよくなり、協力体制が
出来上がり個人プレーが組織プレーに変わりノウハウの共有化が進みます。


       原則3.予算達成責任体制

部門、部署が持つべき経営数値の達成責任の明確化。
どのような業務組織でも多少の形態が違っても、部門、部署の管理組織と、
管理部署に配置される実施部署で構成されています。
これらの部門部署が、どのような経営係数の責任を持つかが決まってていませんと、
言い訳と責任転嫁がはびこることになってしまいます。


       原則4.目標予算管理体系

売上利益目標及び経営基準係数の予算・実績管理業務は、
PLAN、DO、CHEK、ACTの管理サイクルが必要です。
業務を遂行する過程で、計画に対する予算達成を定期的にチェックし、
即字に対策を立てられる機動的な、業務運営管理の体系が必要です。


       原則5.計画、方針策定機能(スタッフ機能活用)

1から4までの業務は、数値達成のための通常ライン業務です。
ライン業務のほかに、計画や方針を策定するための、スタッフ業務が必要です。
第1原則の経営理念で話したビジョンや経営計画、また、長期的なマーケティング、
プロモーションなどの策定の業務を通常業務の中で行えるでしょうか。

     中小企業には、このような長期方針や業務改善を行う部署はありません。

社長さん大企業を見てください。
5年後の市場に対応する商品開発や、マーケッティングの方針、経営計画を
策定する専門の担当者がいます。
もし中小企業で毎日、長期方針や商品開発などを机に座って考えている人間がいたら、
んなことより、とりあえず売り上げを上げる仕事をしろ・・・とこうなりませんでしょうか。

21世紀の変化の激しい経営環境では、過去からの惰性で目先的な
仕事ばかりしていたは会社は傾きます。
少なくとも3年先を見据え、1年先の目標を具体的に設定して、その目標から
やるべきことを導き出さなければ、利益の出る経営はできません。

これらの業務は、ライン業務とは別に目先の仕事ではなく、長期的なことを考える
メンバー構成して進めなければできない業務です。
このスタッフ機能の活用が、これからの中小企業の成長衰退に大きく作用
することになります。このことを社長さんは、とりあえず頭に入れておいてください。

詳細は別途コラムで詳しく解説していきます。
社長さん、「業務組織が持たなければならない5大機能の原則」を読んで、
感じたことはありませんでしょうか。
実はこの原則には、人事配置(人間)のことは全然出てこないということです。
すべて業務組織の機能に関して、どのようにすべきかといったことです。

この原則に沿って業務組織を作ったのちに、どの管理部門、部署また実行部署に誰を配置する
人事編成を行うんです。
それが人間を適材適所を配置するということです。
社長さん間違わないでほしいことは、人の顔を見ながら、業務組織を
作ってはいけないということです。


     業務組織を管理運営する5大原則


       原則1.命令系統一元化の原則  
1人の部下に対する指示命令は、1人の上司から一元的に行う。

       原則2.権限移譲の原則 
与えられた責任を達成するために、各層に権限が委譲されなければならない。

       原則3.階層短縮と標準化の原則  
階層を短縮することで、情報、コミニュケーション、命令伝達の正確さと、機動力が向上する。

       原則4.ラインとスタッフの原則  
ライン組織とは、組織目標の基本執行に関する職能。
スタッフ組織はラインの業績向上の戦略機能並び、長期方針の構築。

       原則5.人事異動の原則    
人に仕事が張り付くと、業務の円滑化が停滞する。セクションに仕事を貼り付け、
人事異動を可能にすることで、責任の転嫁、言い訳をなくす。

業務組織を適切に構築し、ベストな人事編成をすることが、発展する会社の
最重要課題といっても過言ではありません。
今後、業務組織・人事編成に関するコンテンツはかなり力を入れて作っていきます。
社長さんも、組織に関しては、是非いろいろと勉強してください。私からのお願いでもあります。

21世紀型の中小企業の業務組織と人事編成

映像コンテンツ       



追伸

中小企業の社長さんの2大悩みは
1.お金に関する悩み・・・・・資金繰り
2.人間に関する悩み・・・・・業務組織・人事編成
そしてこの2つの悩みがなくなった時、社長さんの会社は素晴らしい会社に
なっているはずです。

近日中に、21世紀型中小企業の業務組織の作りを解説した映像セミナーDVDを
有料になりますが、社長さんにお届けいたしますので、こちらも参考にしてください。

中小企業の活力を150%引き出す
21世紀型業務組織・人事編成スーパーワークショップ

中小企業の21世紀型ベストな業務組織・人事編成の作り方・・・5つのステップ
40分映像5本ダウンロード配信と業務組織作成ワークシートシート

このワークショップによって業務組織を改善することで、社長さんの会社の社員さんの
やる気と責任感がとんでもなく向上します。
また、社員間のコミニュケーションが促進され、信頼が生まれる組織に生まれ変わります。